Организация документооборота

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

  • входящие, исходящие и внутренние документы;
  • регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  • направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

  • экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
  • предварительное рассмотрение документов службой, предоставляющей услуги автоматизации документооборота;
  • регистрация документов;
  • организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
  • обработка исполненных и отправляемых документов.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

  • более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
  • автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
  • быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
  • автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
  • автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.